Zelf promotiemateriaal printen op kantoor: wanneer loont dat en wanneer niet?
Steeds meer bedrijven printen een deel van hun promotiemateriaal zelf. De kantoorprinter staat er toch, het gaat snel en je hoeft niet te wachten op een proefdruk. Toch is zelf printen lang niet altijd de goedkoopste of de verstandigste keuze. Dit artikel zet de afweging op een rij: welk drukwerk je prima zelf kunt maken, wanneer uitbesteden beter uitpakt, wat een print op kantoor werkelijk kost en waar een kantoorprinter tegen zijn grenzen aanloopt.
Waarom deze vraag steeds vaker op tafel ligt
Kantoorprinters zijn de afgelopen jaren flink beter geworden. Waar je vroeger direct zag of iets uit een inkjet kwam, is het verschil met licht drukwerk nu veel kleiner. Tegelijk zijn marketingbudgetten krapper geworden en zijn oplages kleiner: bedrijven bestellen liever vijftig flyers voor een beurs dan vijfduizend voor het hele jaar.
Daar komt bij dat campagnes korter lopen. Een uitnodiging voor een klantavond over twee weken, een aangepast prijsblad, een deelnemerslijst met logo erop. Dat soort werk laat zich slecht plannen en dat maakt de eigen printer aantrekkelijk. De vraag is dus niet of je zelf kunt printen, maar wanneer het verstandig is.
Wat je op kantoor prima zelf kunt maken
Kleine oplages met een korte deadline
Tot ongeveer honderd exemplaren is zelf printen meestal de snelste en vaak ook de goedkoopste route. Denk aan uitnodigingen, deelnamebewijzen, tafelkaartjes, korte productbladen of een offertemap met een aangepast voorblad. Bij een drukker betaal je bij zulke aantallen vooral voor het opstarten van de machine, niet voor het papier.
Proefdrukken voordat je een oplage laat bedrukken
Dit is misschien wel de meest onderschatte toepassing. Voordat je duizend flyers of vijfhonderd bedrukte mappen bestelt, print je het ontwerp eerst op ware grootte uit op kantoor. Je ziet dan direct of de tekst leesbaar is op afstand, of het logo niet te klein staat, of er genoeg witruimte is en of belangrijke informatie niet te dicht op de snijrand komt. Een proefdruk van een paar cent voorkomt een fout die je pas ontdekt als de hele doos binnenstaat.
Interne en tijdelijke materialen
Presentatiehandouts, interne posters, instructiekaarten bij een machine, bewegwijzering voor een open dag: materiaal dat een paar weken meegaat en daarna vervangen wordt. Hier telt kwaliteit minder zwaar dan snelheid en flexibiliteit.
Wanneer uitbesteden vrijwel altijd beter uitpakt
Zodra de oplage groeit, kantelt de rekensom. Een drukker verdeelt de instelkosten over de hele oplage, waardoor de prijs per stuk snel daalt. Bij een kantoorprinter blijft de kostprijs per pagina gelijk, of je er nu tien of tienduizend maakt. Ergens tussen de honderd en de vijfhonderd exemplaren kruisen die twee lijnen elkaar, afhankelijk van kleurdekking en papierformaat.
Daarnaast is er werk dat een kantoorprinter simpelweg niet aankan. Bedrukte pennen, tassen, textiel, stickers op speciaal materiaal, dik karton boven de tweehonderd gram, folie, lakken of stansvormen: dat vraagt om andere technieken zoals zeefdruk, tampondruk, borduren of transferdruk. Ook grote formaten vanaf A3 vallen buiten het bereik van de meeste kantoormachines.
Tot slot speelt consistentie mee. Wie een oplage in drie sessies uitprint, ziet vaak kleine kleurverschillen tussen de stapels. Bij een merkuiting die naast elkaar komt te liggen, valt dat op.
Wat een print op kantoor werkelijk kost
De meeste bedrijven onderschatten hun kostprijs per pagina, omdat ze alleen naar de aanschafprijs van de cartridge kijken. Reken in plaats daarvan met alle posten samen: inkt of toner, papier, afschrijving van de printer, onderhoud en de tijd van de medewerker die het werk klaarzet, bijsnijdt en sorteert. Zeker dat laatste punt loopt bij grotere aantallen hard op.
Voor het paginarendement van inktcartridges bestaat een internationale meetmethode, vastgelegd in ISO/IEC 24711. Die norm beschrijft hoe fabrikanten het aantal pagina’s per cartridge bepalen met een vaste testreeks op gewoon papier. Handig om te weten: die getallen gelden voor standaard tekstdocumenten met beperkte dekking. Print je volvlakken in kleur, dan haal je in de praktijk een fractie van dat rendement.
| Aspect | Zelf printen op kantoor | Uitbesteden aan een drukker |
|---|---|---|
| Kleine oplage | Vaak voordelig, geen instelkosten | Relatief duur per stuk |
| Grote oplage | Kostprijs per stuk blijft gelijk | Sterk dalende prijs per stuk |
| Doorlooptijd | Binnen een uur klaar | Meestal enkele dagen |
| Materiaalkeuze | Beperkt tot papier en licht karton | Vrijwel onbeperkt |
| Afwerking | Handmatig en arbeidsintensief | Machinaal en constant |
Vul de tabel aan met je eigen cijfers. Vraag bij een drukker een prijs op voor de aantallen die je normaal gesproken nodig hebt, en zet die naast je werkelijke kostprijs per pagina. Vaak blijkt de omslagpunt lager te liggen dan verwacht.
Waar de kantoorprinter tegen zijn grenzen loopt
Er zijn drie punten waarop zelf geprint materiaal doorgaans zichtbaar afwijkt van professioneel drukwerk. Het eerste is kleurdekking. Grote gekleurde vlakken vragen veel inkt en gaan snel strepen of golven, zeker op dun papier. Het tweede is de kleurweergave zelf: een beeldscherm werkt met RGB, drukwerk met CMYK, en huisstijlkleuren wijken daardoor af. Een dieprode of oranje huisstijl valt in de praktijk het vaakst tegen.
Het derde punt is de rand. De meeste kantoorprinters kunnen niet randloos printen en houden een marge van enkele millimeters aan. Voor een ontwerp met een gekleurde achtergrond tot aan de rand betekent dat bijsnijden, en handmatig bijsnijden van honderd vellen is zelden even recht.
Papier en inkt bepalen het eindresultaat
Wie zelf print, onderschat vaak hoeveel het papier doet. Standaard kopieerpapier van tachtig gram is prima voor interne stukken, maar geeft bij kleurwerk snel doorslag en een slappe uitstraling. Voor materiaal dat je aan een klant meegeeft, werkt honderdtwintig tot honderdzestig gram aanzienlijk beter. Controleer wel altijd het maximale papiergewicht dat je printer aankan, en voer zwaarder papier via de handinvoer aan in plaats van via de lade.
Ook de inkt zelf is een keuze en geen vanzelfsprekendheid. Het aanbod aan inktjet cartridges loopt uiteen van originele cartridges van de fabrikant tot compatible varianten en XL-uitvoeringen met een hogere inhoud. Voor interne stukken en proefdrukken zijn voordeliger cartridges meestal prima. Voor materiaal dat de deur uitgaat, is een constante kleurweergave belangrijker en kies je liever niet steeds wisselend. Wat je ook kiest: houd altijd een reservecartridge op voorraad, want een lege kleur midden in een oplage kost meer tijd dan de besparing waard is.
Vuistregels voor de keuze
- Onder de honderd stuks en haast: zelf printen.
- Boven de vijfhonderd stuks: uitbesteden, vrijwel altijd.
- Volvlakken in kleur of randloos ontwerp: uitbesteden.
- Ander materiaal dan papier of karton: uitbesteden.
- Ontwerp nog niet definitief: eerst zelf een proefdruk maken.
- Materiaal dat langer dan een jaar meegaat: uitbesteden, ook bij kleine aantallen.
Zo houd je beide opties naast elkaar
De praktische conclusie is dat het geen of-of-vraag is. De kantoorprinter is je gereedschap voor snelheid, testen en kleine aantallen. De drukker is je partner voor volume, bijzondere materialen en alles wat je merk vertegenwoordigt bij klanten. Bedrijven die dat onderscheid bewust maken, houden hun drukwerkkosten beter in de hand dan bedrijven die standaard voor een van beide kiezen.
Leg voor jezelf vast waar de grens ligt, in aantallen en in soort materiaal, en spreek die af met de collega’s die het werk aanleveren. Zorg daarnaast dat de printervoorraad op orde is, zodat een spoedklus niet stukloopt op een lege cartridge. Dan is zelf printen een echte aanvulling en geen noodgreep.
